Hay varios caminos para ponerse al frente de la organización de un congreso sanitario. Están a los que les tocaba por la periodicidad de la asociación o sociedad científica a la que pertenecen, después están los que levantan la mano como voluntarios y también puede darse el caso de que el evento se celebre por rotación en la ciudad de uno y además de anfitrión haya que asumir responsabilidades.
No obstante, independientemente del camino recorrido hasta llegar aquí, te vamos a mostrar los pasos clave para organizar un congreso médico. Organizar un congreso médico es un proyecto desafiante, pero con una planificación cuidadosa y la ayuda de un equipo de organizadores comprometidos, puedes crear un evento exitoso que promueva la educación médica y la colaboración en la comunidad médica.
Parece que, por fin, los encuentros profesionales vuelven a la nueva realidad postcovid. Estamos hablando de ferias, convenciones, conferencias o congresos, asociados a un ámbito profesional o a un gremio.
Decálogo sobre cómo organizar un congreso médico
Asumir la responsabilidad de la organización de un congreso médico o de cualquier otro ámbito sanitario es de altos vuelos, aunque, evidentemente, el volumen de asistentes y las características del evento en cuestión marcarán el nivel de dificultad. Vamos paso a paso a construir esa reunión profesional.
Qué queremos hacer y a dónde queremos llegar.
Lo primero que hay que hacer es definir el propósito y el alcance, especificando de forma pormenorizada qué temas se cubrirán y quiénes son el público objetivo.
Busca ayuda y forma un comité organizador.
Hay que reclutar a profesionales y expertos en organización de eventos que estén dispuestos a ayudarte a planificar y ejecutar el congreso. No es recomendable que una o varias personas asuman todas las competencias y es que la saturación puede generar problemas y afectar a la calidad final del evento.
Fecha y sitio.
Reservar en el calendario las fechas lo antes posible es determinante y es que se suelen planificar con seis meses o año vista para que los asistentes tengan disponibilidad en sus agendas. Además, hay que analizar que esos días no hay planificado otro evento del sector que nos puede hacer competencia en repercusión o quitándonos asistentes. Selecciona un lugar apropiado que tenga suficiente capacidad, comodidades y equipos necesarios para las sesiones y actividades planeadas. Si puede ser una ciudad con atractivo turístico mucho mejor, ya que el número de participantes fluctúa en función de la sede.
Presupuesto.
Establece un presupuesto detallado que incluya costos de alquiler de instalaciones, honorarios de ponentes, marketing, logística, catering y otros gastos relacionados. Identifica fuentes de financiamiento, como tarifas de inscripción, patrocinadores y subvenciones.
Planificación del programa.
Diseña un programa que incluya conferencias magistrales, presentaciones de investigaciones, paneles de discusión, talleres y actividades interactivas. Invita a ponentes destacados y líderes en el campo médico. A mayor prestigio de los ponentes habrá más repercusión y más asistentes.
Registro y promoción.
Configura un sistema de registro en línea para los asistentes. Promociona el congreso a través de un sitio web, redes sociales, boletines de noticias y asociaciones médicas relevantes. Un claro ejemplo es Medity APP, que te permite ser tu base tecnológica de congreso de forma fácil y sencilla. Configura una estación de registro en el lugar del evento para entregar credenciales y materiales a los asistentes.
Exhibiciones y patrocinadores.
Invita a empresas, laboratorios y organizaciones médicas a exhibir sus productos y servicios relacionados. Ofrece oportunidades de patrocinio que incluyan visibilidad en el congreso. Hay que recordar que el fin último del congreso es la divulgación y el conocimiento y no los beneficios económicos.
Proporciona un entorno 2.0.
Asegúrate de contar con equipos audiovisuales de calidad para las presentaciones. Proporciona acceso a Internet y Wi-Fi confiable para los asistentes y ponentes.
Catering y restauración.
Planifica y coordina las comidas, refrigerios y bebidas para los asistentes, teniendo en cuenta las restricciones dietéticas.
Evaluación y seguimiento.
Graba las sesiones y crea un archivo para que los asistentes puedan acceder a ellas después del congreso. Publica resúmenes o informes sobre los resultados del congreso en revistas médicas o sitios web.
Como en cualquier evento o celebración lo que marca la diferencia son los pequeños detalles. Una buena ubicación, una adecuada programación de horarios y salas o conceptos claves como accesibilidad, luminosidad y decoración son los que marcarán el nivel de éxito del congreso.
