Nunca es una tarea sencilla encontrar patrocinadores para lanzar un evento, aunque en el mundo sanitario esta práctica está más extendida que en otros sectores. No obstante, para conseguir esos apoyos para nuestra cita hay que seguir unos cauces que tienen como destino una buena colaboración entre organizador y empresa patrocinadora.
Eso sí, para salir a buscar patrocinios primero debemos saber qué vamos a organizar. Es un paso previo a irse a la calle en busca de empresas. Hay que definir claramente el evento, explicando la finalidad, los objetivos y el alcance del encuentro sanitario que tenemos entre manos. Una vez que ya tenemos claro el proyecto que tenemos entre manos hay que analizar y detectar muy bien a quién va dirigido la cita. Es capital comprender quiénes son las personas o empresas que podrían estar interesadas en patrocinar un evento sanitario. Esto puede incluir empresas farmacéuticas, proveedores de servicios de salud, organizaciones sin fines de lucro y instituciones académicas, entre otros.
Teniendo ya construida una base sólida con el qué queremos organizar y a quién va dirigido, ya se puede comenzar a cumplir los pasos de un cronograma tipo en la búsqueda de patrocinadores. Te detallamos a continuación algunas de las fases que debes ir quemando hasta llegar al objetivo final.
Plan de patrocinio
Crea un documento que detalle los diferentes niveles de patrocinio y los beneficios asociados con cada nivel. Incluye opciones como la colocación del logo en materiales promocionales, reconocimiento durante el evento, oportunidades de participación y acceso a la audiencia objetiva.
Investiga quién te puede patrocinar
Es fundamental hacer un trabajo de campo peinando el sector en busca de empresas u organizaciones que tengan un interés genuino en la salud y que puedan beneficiarse de la asociación con tu evento. Es muy importante también ver si esas entidades han patrocinado o patrocinan citas de este tipo, así como qué enfoque tienen en su responsabilidad social corporativa.
Personaliza el enfoque
Hay que adaptar tu propuesta de patrocinio a cada empresa u organización. Destaca cómo su apoyo específico contribuirá al éxito del evento y resalta los beneficios mutuos.
La tecnología como ayuda para la monetización
La tecnología además de hacerte más fácil la organización y el desarrollo de tu evento sanitario, también puede ayudarte a monetizar algunos procesos. Una App como Medity Events potencia la visibilidad de tus patrocinadores gracias a espacios específicos para ellos.
Carruseles con imágenes o gifs, secciones exclusivas o notificaciones patrocinadas en el evento son algunos de los múltiples recursos que ofrece esta App y que te facilitarán la difícil tarea de conseguir patrocinadores para tu cita sanitaria.
Primer contacto por correo o vía telefónica
Envía propuestas de patrocinio a través de correos electrónicos personalizados o por correo tradicional. Eso sí, hay que tener una agenda de contactos actualizada para enviar la propuesta a la persona adecuada en cada empresa. Este punto es fundamental ya que de lo contrario nuestra petición caerá en saco roto.
El cara a cara para cerrar el trato
Es importante que, una vez que hay interés por las dos partes en llegar a un acuerdo de patrocinio, se programen reuniones con representantes de las empresas para discutir las oportunidades de patrocinio en detalle. En este cuerpo a cuerpo es vital ser convincente y responder a cualquier pregunta o inquietud que puedan tener.
Dar visibilidad en el evento para que repitan
Promueve la visibilidad de los patrocinadores. Asegúrate de cumplir con todas las promesas de visibilidad que ofreciste en el plan de patrocinio. Destaca la presencia y contribuciones de los patrocinadores antes, durante y después del evento.
Gracias para iniciar una amistad duradera
Reconoce y agradece a los patrocinadores de manera pública y privada. Esto puede contribuir a una relación continua y positiva.
Consejos finales: Cómo encontrar patrocinadores para un evento sanitario
Todas estas tareas podrán hacerte más sencilla la tarea de cómo encontrar patrocinadores para tu evento.
En definitiva, tu hoja de ruta en la búsqueda de patrocinadores es ser persistente, estar preparado para ajustar tu enfoque según las necesidades de los posibles patrocinadores y demostrar el valor que tu evento sanitario aportará a la comunidad y al sector de la salud.
